Privatlivspolitik (GDPR) for Birkerød Sejlklub
Beskyttelsen af dit privatliv er meget vigtigt for os. I denne privatlivspolitik er det beskrevet, hvordan vi i Birkerød Sejlklub behandler dine personoplysninger. Birkerød Sejlklub er dataansvarlig da foreningen har etableret et medlemsregister med nogle meget få personoplysninger om dets medlemmer. Birkerød Sejlklub er dermed omfattet af persondataforordningen (af 25. maj 2018) og de meget skrappe krav, som ligger i forordningen om god og ordentlig databehandling. Privatlivspolitikken er vedtaget af bestyrelsen ud fra et grundlæggende princip om, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Behandling af personoplysninger:
Vi behandler kun almindelige personoplysninger (og altså ingen følsomme personoplysninger, heller ikke cpr nr.) for vores medlemmer. Vi anvender følgende oplysninger:
Navn
Adresse
Telefonnummer
Fødselsdato uden cpr. nr.
Indmeldelsesdato
Brugernavn (til medlems brug på administrationssystem, men vi har ikke kendskab til medlemmets password)
Sejlunions medlemsnummer (når det en gang oprettes).
Disse oplysningerne indtastes af dig eller din værge i forbindelse med indmeldelse.
Oplysninger om betalingskort som registreres i vores administrationssystem ved indmelding, har vi ikke adgang til. Birkerød Sejlklub har indgået en databehandler-aftale med Klubmodul Aps., som opbevarer vores medlemsregister og administrationssystem, jf. også senere beskrivelse.
For vores lønnede personer, såsom trænere og rengøring anvender vi følgende oplysninger:
Medlemsoplysninger (som ovenstående)
Bankkontonummer
Andre personoplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
CPR. Nr.
Oplysninger om evt. strafbare forhold ved indhentelse af børneattest for trænere
Birkerød Sejlklub har udarbejdet en intern beskrivelse (‘Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Birkerød Sejlklub’) af hvordan klubben behandler personoplysninger for trænere og andre lønnede personer, der er tillagt en højere grad af beskyttelse. Trænere og andre lønnede personer kan selvfølgelig få denne intern beskrivelse udleveret, hvis de ønsker det.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:
Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke
Formålene:
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
Administration af din relation til os.
Formål med behandling af oplysninger om ledere og trænere:
Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Opfyldelse af lovkrav
Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
Administration af din relation til os.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af sejlertilmeldinger, interne resultatlister m.v.
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
Afholdelse af sociale arrangementer og sportslige aktiviteter
Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder foreningens sociale liv, en konkret aktivitet eller situation i foreningen eller i forbindelse med kapsejladser eller træningslejre og lignende. Situationsbilleder der udstiller eller krænker en person må ikke vises
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen, jf. senere afsnit
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
Der vil ikke ske offentliggørelse af medlemslister på foreningens hjemmeside, men foreningens egne medlemmer må godt kende medlemslisten.
Foreningen kan godt lægge en oversigt over ledere og trænere på hjemmesiden, på opslagstavler såvel indenfor som udenfor klubbens indgang.
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
KLubmodul Aps:
Industrivej 21, 1. th., 3550 Slangerup
Dalbygade 40a, 6000 Kolding
Cvr. 31501512
Klubmodul varetager foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, bogføring og økonomisystem. Klubmodul registrer dit kortnummer, som du har angivet ved tilmelding, men kan ikke videregive denne oplysning til tredjemand, ej heller til Birkerød Sejlklub. Klubmodul har ikke adgang til personoplysninger, der er tillagt højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer).
Danløn:
Danske Lønsystem A/S
Gydevang 46, 3450 Allerød
Cvr. 15611472
Danløn varetager foreningens lønbehandling i relation til lønnede personer. Danløn kan videregive persondata på vegne af Birkerød Sejlklub som led i Leverandørens services til kunden, herunder eksempelvis til SKAT, pensionsselskaber, NETS, Danmarks Statistik m.fl. Hos Danløn registreres en lønnets persons CPR-nummer. Derudover har Danløn tavshedspligt med hensyn til Birkerød Sejlklubs data og vil ikke dele disse med tredjemand, medmindre Danløn er forpligtet hertil i henhold til gældende ret.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet træner:
Medlemmer/bådpladslejere: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere og trænere: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen
Lønnede ledere og trænere: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav.
Oplysninger om idrætsdeltagelse og præstationer samt lederhverv i foreningen kan altid gemmes, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelses-tilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted.
Senest opdateret og godkendt af Birkerød Sejlklubs Bestyrelse 12. april 2018